0 – Introduction

Toutes les entreprises produisent des documents. Pour certaines il ne s’agit que de facture, pour d’autres le volume de document est important. Ce travail peut s’avérer fastidieux et chronophage, la génération de documents automatisée semble être la solution idéale pour les entreprises qui génère des contrats personnalisés à grande échelle.

De nombreuses solutions existent sur le marché par exemple : DocuSign, AdobeSign, PandaDoc etc … Cependant leurs tarifs commencent à partir de 40€ TTC ce qui reste couteux lors qu’on voit que 10 minutes (hors tutos) suffisent à réaliser sa propre solution en no-code et gratuitement .

À travers ce tutoriel nous allons apprendre les bases de fonctionnement de make en créant un générateur de document personnalisé à grande échelle basé sur une base de donné et un modèle.

Pre-requis

• Un compte Make.com
• Un compte Google avec un accès à Drive.
• 20 minutes
• Nous vous recommandons de créer un dossier qui contiendra toutes vos ressources.

Qu’est-ce que Make ?

Il s’agit d’une plateforme d’intégration et d’automatisation de flux de travail basée sur le cloud. Elle permet aux utilisateurs de connecter des applications et des services en ligne entre elles et d’automatiser les processus et tâches sans nécessité de ligne de code.

Avec Make, les utilisateurs peuvent créer des scénarios, ils permettent d’automatiser des tâches répétitives telles que l’envoi d’e-mails, la mise à jour de bases de données, la création de rapports, la synchronisation de données entre différentes plateformes, et bien plus encore. Les scénarios de flux de travail sont créés en utilisant des blocs de construction pré-fabriqués appelés « modules » qui peuvent être combinés pour créer des flux de travail complexes.

Makeprend en charge des centaines d’applications et de services en ligne populaires, y compris Google Drive, Dropbox, Slack, Mailchimp, Shopify, Trello et bien d’autres encore. Les utilisateurs peuvent également créer des modules personnalisés pour intégrer des applications et des services qui ne sont pas pris en charge par défaut.

Make offre une version gratuite limitée ainsi que des plans payants qui offrent des fonctionnalités avancées telles que l’intégration de plusieurs utilisateurs, l’automatisation illimitée, le support prioritaire, etc.

Nous utilisons Make mais il est possible de réaliser le même système sur Zapier.

Workflow cible

Pour chaque ligne d’une source de donnée définie (dans notre exercice un fichier Google Sheets), un document est généré et récupère les éléments des colonnes afin de remplacer les {{Tags}} du modèle Google Docs.

Les tags ce sont des bouts de texte formaté de la sorte {{text}}, ces bouts de textes sont identifiés comme des variable par Google Docs afin d’être remplacé. Ainsi nous pourrons remplacer ces Tags par des éléments de notre source de donnée (du texte, des chiffres…) que l’on va définir, par exemple, le Tag : {{nom}} sera remplacé par le champ « Nom » du fichier Google Sheets.

En résumé le système que l’on crée, va pour chaque ligne de notre fichier générer un document

1 – Source de donnée

Assurez-vous d’avoir une base de données bien structurées, dans notre use case chaque ligne sera une personne et chaque colonne contiendra un type d’information de cette personne.

Si vous n’en avez pas vous pouvez créer un nouveau Google Sheets et copier coller ces données :

Nom	Prenom	Date de naissance	Lieu de naissance
Charle	Jean	25/11/1995	Montpellier
Denoudou	Michel	23/4/1997	Paris
Arah	Bruno	14/3/1996	Nice
Melendon	Léa	8/8/1996	Lille
Joucar	Lisa	15/12/1994	Nullepart

2 – Modèle de contrat

Créez un modèle de contrat en appliquant les balises {{ }}

Si vous n’avez pas de modèle de contrat, créez un Google Docs et copiez coller ce texte :

Je soussigné {{nom}} {{prenom}}, née le {{date de naissance}} à {{lieu de naissance}} atteste sur l’honneur …

Il n’est pas obligatoire d’avoir des tags écrits de la même manière que vos colonnes de votre Google Sheets, cependant il est recommandé de les nommer de la même manière afin de ne pas s’embrouiller. J’ai aussi pour habitude de ne pas utiliser d’accents ou des caractères spéciaux pour les en-têtes ou les tags pour une meilleure compatibilité.

3 – Création de l’automatisation

Sur Make.com, connectez-vous et créez un nouveau scénario.

A – Le déclencheur

Une fois sur l’interface d’édition, cliquez sur « Schedule Setting » cela vous permettra de choisir quand le scénario s’exécutera. Dans notre exercice pas besoin de générer des contrats de manière régulière alors nous pouvons le sélectionner « On demand » .

B – Module Google Sheets : Lire les données de notre base de données

Une fois fait, cliquez sur le cercle au milieu de l’écran et cherchez Google Sheets dans la liste, cliquez dessus et sélectionné le module « Search rows » ce module permet de lire toutes les lignes d’un fichiers.

Une fois ajouté, et si pas déjà fait, il faudra vous connecter à votre compte Google et donner les droits à Make.com d’accéder à vos fichier, de les lires et de les modifier.

Petite parenthèse sécurité :

Cela n'a rien d'anormale la majorité des applications fonctionne de la sorte, les réelles questions à se poser lorsque vous donner de tels droits à des applications sont :

"Est-ce un acteur de confiance ?" ➡️ vérifier sur internet

"Est-ce cohérent que cet acteur accède, lise et modifie mes données ?" ➡️ Si vous installez un jeu et qu'il demande à accéder, lire & écrire vos données Drive ce n'est pas cohérant ... 

Dans notre cas c'est cohérant car Make.com va accéder au fichier Google Sheets contenant la base de donnée, lire les informations et créer plusieurs documents qui seront modifiés (lors du remplacement des tags). 

Fin de la parenthèse sécurité 

Dans le champ « Spreadsheet » sélectionnez le document Google Sheets qui contient votre base de donnée qui servira à générer les contrats, en cliquant sur se champ vous pourrez naviguer dans votre Google Drive et sélectionner la feuille de calcule, dans mon cas, le fichier s’appelle « Contrat Data Source ».

« Sheet name » il s’agit de la feuille qui contient vos données dans le fichier Google Sheets.

« Table contains headers » activez le si vous avez mis, comme moi, des en-têtes à vos colonnes.

Dans le champ « Colomn range » et « Maximum number of returned rows » vous pouvez adapter le périmètre maximal afin des fins d’optimisation.

Par exemple en : « Colomn Range » j’ai mis A-Z car mes données se trouvent dans ses colonnes et j’ai mis 7 rows max, car je n’ai que 6 lignes.

Vous pouvez cliquez sur « Ok » une fois terminé.

C – Générer un document à partir d’un modèle

En bas de l’éditeur vous trouverez un bouton « + » qui vous permettra d’ajouter un module supplémentaire.

Vous pouvez aussi faire un clic doit dans le fond gris de l’éditeur.

Ajouter le module Google Docs « Create a document from a template« 

Dans le champ « Document ID » naviguez jusqu’à trouver votre modèle de contrat.

Une fois le « Document ID » sélectionné vous allez pouvoir faire matcher les colonnes de votre fichier Google Sheets avec les tags détecté dans votre modèle sélectionné. Les tags détectés apparaissent dans la section « Values » du module Google Docs, il vous suffit de cliquer dans un champ, et sur le volet flottant qui apparait, vous pourrez sélectionner la colonne qui correspond.

Ainsi pour chaque ligne, un contrat sera généré, avec les valeurs des colonnes correspondantes.

Une fois fait nous voulons donner un titre, composé d’une valeur fixe mais aussi de valeurs variables. Dans « Title » nous allons écrire « Attestation –  » et ajouter les 2 variables « nom » (un espace) « prenom« 

Ainsi nos documents commenceront tous par « Attestation – nom prenom » et seront facilement identifiable, aussi vous pouvez sélectionner un dossier de sortie, chose que je vous recommande car si vous générez 200 documents vous allez vouloir organiser vos documents, vous pouvez créer un dossier dans votre Google Drive par exemple « Output » et le sélectionner dans le champ « New Document’s Location« .

4 – Lancer le workflow

Cliquer sur le bouton « Play » en bas à droite si tout ce passe bien vous verrez le système opérer avec des bulles de réflexion, vous pouvez cliquer dessus pour observer l’historique des systèmes, cela est utile surtout pour débugger ou pour comprendre comment un module fonctionne.

Vous devriez maintenant avoir vos différents documents générés dans votre dossier Google Drive, bien sur il s’agit d’un exemple à adapter selon vos besoins. Notez que Make est gratuit jusqu’à un certain niveau d’usage, chaque module consomme une action et vous avez un montant maximum de donnée qui peuvent transiter par ce système. Pour ce use case spécifique, si vous ne souhaitez pas payer vous pouvez développer le même système en APP Script.

Conclusion

Le no-code c’est trop cool.

2023 – Mattéo Chevalier

Plus sérieusement, nous pouvons voir que l’étendue des possibilités est infinie, notamment avec les nombreux modules que nous n’avons pas encore explorés, mais aussi avec le système de variable à insérer dans les champs qu’on retrouve chez Make.

Il s’agit d’un outil d’intégration relativement puissant et facile à prendre en main avec les modules près embarqué, mais il est possible d’aller encore plus loin en créant une API directement avec Make en utilisant le module « webhook ». Mais il s’agit là d’exercice pratique plus poussé.

Bien sûr, rien n’est gratuit et chaque module compte pour une utilisation et sera décompter de vos « Ops », les Ops sont les opérations (les tâches) que vous pouvez réaliser. En plan gratuit vous pouvez réaliser 1 000 tâches par mois. Dans notre exercice, nous utilisons 2 modules donc nous pouvons faire 1 000 ops / 2 = 500, je peux faire tourner mon scénario 500 fois par mois avant d’atteindre la limite de mon abonnement.